Cette application accompagne la gestion quotidienne d'une crèche : le suivi de chaque enfant heure par heure, les présences et départs, la relation avec les familles, la facturation et la comptabilité (y compris les caisses internes, les dépenses fixes et les salaires du personnel), ainsi que le pilotage global de l'établissement (occupation, chiffre d'affaires, indicateurs, seuil de rentabilité).
Chaque personne qui utilise l'application (éducatrice, comptable, direction, parent...) se connecte avec son propre compte, protégé par un mot de passe et, pour les comptes les plus sensibles, une double authentification. Ce que chaque compte peut voir et faire dépend strictement de son rôle - décrit en détail au chapitre suivant.
Ce guide est volontairement rédigé sans jargon technique. Il décrit ce que l'application permet de faire aujourd'hui, à qui, et signale honnêtement ce qui n'est pas (encore) couvert - pour que direction et équipe sachent exactement sur quoi compter.
Ce document est lui-même téléchargeable depuis l'application (menu "Guide utilisateur", visible par tous les rôles internes à la crèche - voir le détail au chapitre suivant) - toujours la version la plus à jour, pas besoin de le faire circuler par email.
Un compte peut cumuler plusieurs rôles (par exemple, un compte Direction qui saisit aussi des factures). Chaque rôle donne accès à un espace dédié de l'application ; en dehors de son espace, un compte n'a accès à rien - l'application refuse explicitement toute tentative d'accéder à un espace non autorisé.
| Rôle | Qui | Peut voir / faire | Ne peut pas |
|---|---|---|---|
| Parent | Responsable légal d'un ou plusieurs enfants inscrits | Suivi quotidien de ses enfants (repas, sieste, soins, activités, humeur), photos, factures, messagerie avec l'équipe, annonces et sondages de la crèche, déclaration d'absence, proposition de personne autorisée, demande de correction de la fiche de son enfant, modification de ses propres informations (civilité, nom, prénom, mot de passe, avatar) | Voir les données d'un autre enfant ; modifier directement la fiche de son enfant (une demande doit être validée par la direction) ; accéder à la moindre donnée financière globale de la crèche |
| Éducateur / équipe | Personnel encadrant, au contact quotidien des enfants | Saisie du suivi quotidien (repas, sieste, soins, changes, humeur, activités), pointage présence/départ, gestion des personnes autorisées à récupérer un enfant, rédaction de synthèses journalières, consultation des annonces et du calendrier, vote aux sondages (y compris ceux réservés au personnel), téléchargement de ce guide utilisateur | Accéder à la facturation, à la comptabilité, ou à la gestion des comptes utilisateurs ; publier une annonce, planifier un événement ou créer un sondage (réservé Direction) ; consulter ou modifier le plan de communication (réservé au compte fondateur, voir encadré ci-dessous) ; échanger par messagerie avec les parents (réservé Direction) |
| Comptabilité | Personne en charge de la facturation et des dépenses courantes | Grille tarifaire, génération et suivi des factures, enregistrement des paiements et relances, saisie des dépenses et des avances (auto-validées pour la cantine, voir chapitre 7), export comptable, saisie de mouvements (dépenses ou entrées) dans une caisse interne déjà créée, pointage payé/non payé des dépenses fixes et des salaires individuels du personnel (montant par salarié, pas seulement une masse salariale globale), téléchargement de ce guide utilisateur | Valider elle-même une dépense ou une avance qu'elle a saisie (une autre personne doit valider, sauf exception fondateur - voir chapitre 4) ; accéder au suivi quotidien des enfants ; gérer les comptes utilisateurs ; créer une nouvelle caisse interne ; voir le détail des contrats de travail du personnel (réservé Direction) ; consulter ou modifier le plan de communication (réservé au compte fondateur) |
| Direction | Direction de la crèche | Tout ce que voit Comptabilité, plus : messagerie avec les parents, gestion administrative complète (dossiers enfants, inscriptions - y compris directe, sans pré-inscription -, personnel, groupes, tarifs par groupe, documents administratifs de l'établissement), validation des opérations sensibles (dépenses, avances, situations familiales, demandes de modification), pilotage et statistiques (dont le seuil de rentabilité), journal d'audit, création des comptes investisseur et des comptes parents, création et consultation des caisses internes, catalogue de produits vendus et de produits de saison, enregistrement des accueils ponctuels (garderie), fiches contrat de travail et déclarations de congés du personnel, téléchargement de ce guide utilisateur | Créer un compte personnel (éducateur, comptabilité...) - cette création est réservée à Admin technique, pour séparer strictement "qui gère l'activité" de "qui gère les accès techniques" ; consulter ou modifier le plan de communication, ou gérer le statut d'un compte utilisateur (sauf via un compte cumulant aussi Admin technique - voir encadré ci-dessous) |
| Admin technique | Personne responsable de la configuration technique et des comptes | Création de tous les comptes de personnel (éducateur, comptabilité, direction, cantine) et de leurs rôles, modification des informations d'un compte existant (civilité, nom, prénom, rôles, établissement), téléchargement de ce guide utilisateur | Accéder aux données métier courantes (suivi enfant, factures...) - ce rôle est volontairement cantonné à la gestion des accès, pas à l'activité de la crèche ; activer, désactiver ou supprimer un compte (réservé au compte fondateur, voir encadré ci-dessous) |
| Cantine | Personne en charge des achats de cantine (rôle additionnel, hors périmètre initial, ajouté à la demande) | Saisie rapide des achats de cantine (marché, courses), pensée pour être simple sur téléphone, auto-validée à la saisie (voir chapitre 7) ; consultation du catalogue de produits de saison pour orienter les achats ; téléchargement de ce guide utilisateur | Accéder à quoi que ce soit d'autre dans l'application |
| Investisseur | Tiers externe à l'équipe, intéressé par la performance de la crèche (rôle ajouté à la demande) | Un tableau de bord unique et synthétique : chiffre d'affaires, nombre d'enfants accueillis, taux d'occupation, solde de trésorerie | Voir le moindre détail nominatif (aucun nom d'enfant, de famille, de facture individuelle) ; accéder à tout autre écran de l'application. Le compte est créé exclusivement par la Direction. |
Le cœur de l'usage éducateur : chaque enfant présent a une fiche du jour, organisée en catégories pour retrouver rapidement l'information, aussi bien pour l'équipe que pour un parent ou une tierce personne (grand-parent, nounou...) qui vient chercher l'enfant.
| Catégorie | Contenu |
|---|---|
| Repas | Ce qui a été mangé, quantité, une particularité éventuelle mise en avant visuellement (allergie, refus...) |
| Sieste | Heures de coucher/lever, qualité du sommeil |
| Soins / changes | Changes effectués dans la journée (compteur visible en un coup d'œil), soins ponctuels |
| Traitement médical | Médicament et posologie prévue (texte libre, sous validation d'un responsable), autorisation reçue tracée |
| Humeur | Humeur générale, qualité de la relation avec les autres enfants et avec les adultes (socialisation) |
| Activités | Activités du jour, rattachées à un thème (motricité, éveil, extérieur...) créé au préalable par la Direction - le détail de l'activité et son objectif pédagogique éventuel sont décrits une fois pour toutes sur le thème, pas ressaisis à chaque suivi -, participation de l'enfant |
| Commentaires de l'éducatrice | Un ou plusieurs mots de l'éducatrice dans la journée (observations, points d'attention, encouragements) - chacun validé par la Direction avant d'être visible du parent, pour garantir un contenu maîtrisé. Une fois enregistré, un commentaire n'est plus modifiable (seul le compte fondateur le peut, même déjà validé) : toute correction se fait par un nouveau commentaire |
| Photos / vidéos | Facultatif, à ajouter par l'éducatrice si elle l'estime pertinent (un moment de vie de l'enfant dans la journée). Reste en attente de publication par la Direction avant d'être visible du parent (publiée immédiatement pour un compte fondateur, voir encadré ci-dessus) - même principe de validation que les autres catégories, mais via la galerie du groupe (voir chapitre 6 pour le consentement image, le floutage et le recadrage), pas l'écran "Suivi quotidien à valider" |
Toute correction se fait par re-saisie plutôt que par modification d'une entrée existante : l'historique complet de la journée reste toujours consultable tel qu'il a été renseigné sur le moment. Par lisibilité, chaque catégorie est mise en couleur dans les listes du jour (repas, sommeil, santé, activités, humeur ont chacune leur couleur), aussi bien côté équipe que côté parent.
Arrivée et départ pointés par l'équipe. Une correction manuelle reste possible (oubli de pointage), toujours tracée.
Deux types de personnes autorisées, en plus des responsables légaux :
Des situations familiales sensibles peuvent être déclarées et doivent être validées par la Direction avant de prendre effet : autorité parentale exclusive d'un seul responsable, interdiction de remise à une personne précise, restriction de consultation ou de retrait, décision judiciaire en cours. Une fois validée, une restriction bloque activement toute tentative contraire (par exemple, proposer une nouvelle personne autorisée pendant qu'une interdiction de remise est active).
Chaque parent, une fois son compte créé par la Direction, se connecte à son propre espace pour :
Le consentement à l'usage des photos/vidéos d'un enfant est demandé et enregistré séparément pour chaque usage : visibilité dans le suivi quotidien (réservé au parent de l'enfant), affichage dans les locaux de la crèche, publication sur le site/réseaux sociaux, support de communication externe (plaquette, presse...). Refuser un usage n'empêche pas les autres.
Une photo peut être recadrée ou une zone floutée avant diffusion (par exemple pour masquer un autre enfant présent sur le cliché sans le consentement requis).
Obligatoire pour les comptes ayant accès à des données financières ou médicales sensibles (Direction, Comptabilité, Admin technique).
Toute action sensible (création, modification, validation, refus) est enregistrée dans un journal consultable par la Direction : qui a fait quoi, quand. Ce journal n'est jamais supprimé, même par la purge automatique des données anciennes.
Quand un email jugé important ne peut pas être envoyé (incident signalé, personne autorisée validée/refusée, relance de facture impayée, message équipe/parent), l'échec est visible dans un écran dédié pour la Direction - plutôt que de se perdre silencieusement.
Réinitialisation en autonomie par email, pour tous les rôles.
Grille tarifaire configurable par la Direction, génération des factures, suivi du statut de paiement (payée / partiellement payée / impayée), relances automatisables des factures impayées, avoirs en cas de correction, correction d'un paiement déjà clôturé (avec validation d'une seconde personne).
Pour une scolarité payée en plusieurs fois à des dates convenues (par exemple, un forfait annuel réglé en quatre tranches trimestrielles) plutôt qu'un forfait mensuel classique : Comptabilité définit les échéances (date + montant), puis génère la facture de chacune au fur et à mesure, avec le montant exact de la tranche - jamais le tarif intégral par erreur. Le suivi payé/impayé de chaque tranche reste visible en permanence.
Pour les achats ponctuels ou récurrents qui n'entrent pas dans la scolarité classique (fournitures de rentrée, uniformes, produits vendus, garderie...), la Direction peut créer librement des "caisses" de suivi interne - sans liste figée à l'avance. Chaque caisse agrège ce qui rentre (factures libres réglées par les familles) et ce qui sort (dépenses rattachées), avec un solde toujours visible.
Une liste permanente des dépenses qui reviennent chaque mois (loyer, salaires du personnel...) peut être tenue à jour, avec un pointage manuel payé/non payé à chaque échéance et sa date. Un salaire est techniquement une dépense fixe rattachée à un salarié plutôt qu'à un intitulé libre - Comptabilité voit et confirme chaque virement individuellement, pas seulement une masse salariale agrégée. Ce suivi alimente un indicateur "argent réellement disponible" sur l'écran Trésorerie : le solde actuel, diminué des dépenses fixes dues et pas encore payées sur le mois en cours.
Fonctionnement en abonnement/enveloppe prépayée plutôt qu'en décompte repas par repas. Le solde de l'enveloppe cantine (recettes collectées moins dépenses réelles d'ingrédients) est visible en permanence pour ajuster le tarif si besoin. Un catalogue informatif de produits de saison (dates + prix indicatif) peut être tenu par la Direction et consulté par la personne en charge des achats, pour orienter les courses vers des produits abordables au bon moment - sans contrainte automatique sur les prix réellement saisis.
Contrairement aux autres dépenses (voir ci-dessous), un achat cantine est auto-validé dès sa saisie - la personne qui achète envoie déjà systématiquement une ou plusieurs photos comme justificatif (reçu, produits achetés...), la Direction garde foi sur ce reçu plutôt que d'imposer une validation séparée pour chaque petit achat. Un compte fondateur peut corriger un achat déjà saisi (montant, détail, date, et ajouter ou supprimer une photo) dans les 48 heures suivant la saisie, pour rattraper une erreur de frappe sans jamais pouvoir réécrire un historique ancien.
Chaque dépense est classée dans une catégorie configurable (fournitures, entretien, loyer...), saisie par Comptabilité ou Direction, puis validée par une autre personne avant d'être comptée. Pour les achats avec facture normalisée, le détail HT/TVA est conservé ; pour un vendeur informel (marché), un modèle de reçu vierge à faire signer sur place peut être imprimé puis photographié comme justificatif.
Tout mouvement d'argent entre la crèche et une personne (fondateur, directeur, ou tout autre membre de l'équipe) - avance remboursable, apport non remboursable, subvention, don, ou dépense personnelle à rembourser - est enregistré avec pièce justificative et soumis à validation. Pour une dette (avance ou dépense à rembourser), le remboursement effectif peut être enregistré en un ou plusieurs versements, avec le solde restant dû toujours visible.
Vue d'ensemble en temps réel : tout ce qui rentre (paiements clients, apports) et tout ce qui sort (dépenses, remboursements), catégorie par catégorie, avec le solde global - et l'indicateur "argent réellement disponible" une fois les dépenses fixes dues prises en compte.
Export CSV des dépenses sur une période, export ZIP annuel (récapitulatif + toutes les pièces justificatives disponibles) pour préparer le bilan de fin d'année avec le comptable.
Réservé à la Direction : tableau de bord de l'effectif et du taux d'occupation par groupe, reporting basique sur le personnel (actifs, révoqués, accès temporaires expirés), statistiques d'inscriptions, chiffre d'affaires, liste des factures impayées avec export.
Un indicateur estime, à partir des charges fixes mensuelles actives (loyer, salaires...) et du tarif de chaque groupe (frais d'inscription + mensualités, voir chapitre 10), le nombre d'enfants nécessaires pour couvrir ces charges - comparé à l'effectif actuellement inscrit, avec un graphique dédié. Le revenu moyen par enfant est recalculé en continu à partir du mélange réel de groupes actuellement occupés : c'est une estimation indicative (elle ne tient pas compte de coûts variables par enfant comme les repas ou les couches), pas un calcul comptable certifié.
Le profil Investisseur (chapitre 2) donne accès à une version volontairement réduite de ces chiffres, sans aucun détail nominatif.
Annonces, événements et sondages ne sont ni modifiables ni supprimables une fois publiés (cohérence de ce qui a été communiqué aux familles) - seule la date de clôture d'un sondage peut être ajustée après coup.
Pour les articles que la crèche revend aux familles (uniformes, tenues de sport...), en plus de la possibilité pour un parent d'acheter par lui-même sur une liste fournie. La Direction tient un catalogue avec un prix et une quantité en stock par produit.
Pour un enfant non inscrit régulièrement, gardé pour un jour ou plus (garderie), la Direction enregistre un accueil ponctuel : identité de l'enfant, contact du jour (nom, téléphone, email si disponible), tarif journalier, cantine incluse ou non.
À ne pas confondre avec les dossiers enfants (chapitre 10) : ce chapitre concerne le personnel salarié de la crèche.
Type de contrat (CDI, CDD, période d'essai), poste, dates, salaire de base, régime horaire, numéro CNPS. Accès en lecture/écriture réservé exclusivement à la Direction - la Comptabilité n'a pas accès au détail contractuel, seulement aux montants de salaire à confirmer (voir ci-dessous).
Chaque congé ou jour posé exceptionnel se déclare simplement (dates, motif). Un solde de congés payés est désormais estimé automatiquement : jours acquis depuis le premier contrat de la personne (au taux légal ivoirien de 2,2 jours/mois par défaut), moins les congés payés déjà pris. Ce taux mensuel est paramétrable par la Direction (écran RH du personnel), pour tenir compte de dispositions particulières (ancienneté, convention collective...) qui restent hors du calcul automatique. Le solde peut aussi être corrigé manuellement à tout moment (report d'une année antérieure, régularisation...) - ces corrections manuelles s'ajoutent au calcul automatique et ne sont jamais écrasées par un recalcul. Un rappel des seuils du Code du travail ivoirien reste affiché à la saisie, avec une invitation explicite à faire vérifier ces seuils par une juriste avant de s'y fier pour une décision : cette estimation est indicative, pas un calcul juridique certifié.
Un salaire est un montant à enregistrer par salarié, avec confirmation manuelle du virement effectué (et sa date) avant d'entrer dans la trésorerie - le même mécanisme que les dépenses fixes (chapitre 7), pour ne pas dupliquer un second système en parallèle. Accessible à Comptabilité et Direction, avec visibilité individuelle par salarié.
Depuis le menu en haut à droite de l'écran, quel que soit son rôle, chaque compte peut lui-même, sans passer par Admin technique ni Direction :
L'adresse email (identifiant de connexion) n'est pas modifiable en autonomie.
Par souci de transparence, voici ce que l'application ne fait volontairement pas encore, et pourquoi - chacun de ces points a été discuté et tranché avec la direction, ce ne sont pas des oublis :
| Point | Pourquoi |
|---|---|
| Création de compte parent en autonomie (self-service) | La Direction crée aujourd'hui systématiquement les comptes parents - jugé suffisant tant qu'aucun besoin de volume ne se confirme. |
| Synchronisation hors-ligne complète (mode dégradé avancé) | Une fiche de secours imprimable et un pointage provisoire papier suffisent au besoin exprimé pour une crèche mono-site ; le cahier des charges d'origine déconseille lui-même la synchronisation complète, plus complexe à fiabiliser. |
| Antivirus sur les fichiers déposés (photos, justificatifs) | Techniquement impossible sur l'hébergement mutualisé retenu (pas d'accès administrateur). Risque accepté avec la direction, atténué par plusieurs protections : fichiers jamais exécutables, format strictement contrôlé à chaque dépôt, lien de téléchargement toujours signé et temporaire. |
| Fusion manuelle de doublons de fiches responsable | Le doublon est désormais évité à la source (réutilisation automatique d'une fiche existante détectée par téléphone ou email), rendant une fusion a posteriori inutile dans l'immense majorité des cas. |
| Déclaration fiscale automatique (TVA) | L'application conserve le détail HT/TVA/TTC de chaque dépense pour le comptable, mais ne produit pas de déclaration - ce calcul reste du ressort de l'expert-comptable. |